Zo vindt u wat u zoekt in de Collectiebank
Als u op zoek bent naar foto's kunt u het beste rechtstreeks gebruik maken van de HKIJ Collectiebank. In het Register komen wel foto's voor in de bronteksten van artikelen, maar deze zijn ongeschikt om te gebruiken. Als onderdeel van de analysewerkzaamheden zijn bij de aantekeningen van de 'sleutelgegevens' wel verwijzingen opgenomen naar de foto's in de Collectiebank, maar dit werk is nog lang niet compleet genoeg om als bron voor foto's te dienen.
De collectiebank heeft een open deel (Foto’s, Documenten en Kranten) en een gesloten deel (Intern). Voor toegang de het tabblad ‘Intern’ is een persoonlijke inlogcode nodig.
Alle bestanden in de Collectiebank worden voorzien van beschrijvende gegevens. De software zoekt altijd in deze beschrijvende gegevens naar de zoekterm die u heeft ingegeven. De beschrijvende gegevens van een foto zien er als volgt uit;
Als de beschrijvende tekst niet past klik u op ‘Toon volledige tekst’ en dan verschijnt recht van de foto de tekst volledig:
Het zoeken in de Collectiebank gaat in de volgende stappen.
In dit voorbeeld geven we de meest complexe manier om iets te vinden in de teksten van documenten. De zoekmethode is ook van toepassing op foto's.
Stap 1: geef aan in welk archief u wilt zoeken door in de menubalk het juiste archief te kiezen of door op de kop van het tabblad te klikken:
Stap 2: Geef een zoekargument in, in het zoekveld in de kop van de pagina en klik op zoek. Bijv. ‘de beaufort’ in het archief van de documenten, geeft het volgende overzicht:
U ziet dat er op dit moment 31 documenten zijn waar in de tekst ‘de beaufort’ voor komt. U ziet ook waar op gezocht is.
Er zijn nu drie mogelijkheden:
- U vindt de selectie niet duidelijk genoeg, dan kunt u hem verfijnen, zie Stap 3
- U vindt één of meer resultaten die u wilt inzien, zie Stap 4.
- U wilt precies weten waar uw zoekargument in het document voor komt. Zie Stap 5.
Stap 3: verfijn uw zoekopdracht, bijv. door binnen de gevonden documenten met de tekst ‘de beaufort’ te zoeken op bijv. ‘tuin’. Vul dit zoekargument weer in de kop van de pagina is en vink ‘In huidige resultaten’ aan in de kop naast het zoekveld. Klik op ‘Zoek’ en u krijgt het volgende resultaat:
U ziet dat het aantal documenten waar ‘de beaufort’ EN ‘tuin’ in staat is teruggebracht tot 19. U ziet ook beide zoekargumenten in ‘Gezocht op’.
U kunt blijven doorgaan met verfijnen tot u een aantal documenten hebt dat voor u bruikbaar is. Dan vervolgt u met stap 4.
Stap 4: Door op het plaatje van het gevonden document te klikken krijgt u het document te zien. En door opnieuw op het plaatje te klikken kunt u het document lezen en er in bladeren:
Wat u echter niet krijgt is de plaats waar de gezochte argumenten precies staan. Als u dat wilt gaat u verder met stap 5.
Stap 5: U kunt nu de gewenste documenten downloaden door ze in de lijst te selecteren en in de kolom links op ‘Download gezipt’ te klikken.
De geselecteerde documenten worden vervolgens gedownload naar de standaard ‘Download’ locatie op uw pc/tablet. Waar u ze kunt unzippen en verder analyseren met Adobe Acrobat/Pro. Dat werkt als volgt:
Voor .pdf documenten kunt u het beste Adobe Pro of Adobe Acrobat gebruiken. Deze laatste is gratis beschikbaar op alle soorten pc’s en tablets (zie: https://get.adobe.com/nl/reader/).
Na het openen van deze applicatie heeft u 2 mogelijkheden:
Zoeken in één document
Dit is de meest gebruikte zoekmethode naar teksten in een .pdf:
Klik op ‘Ctr+F’ of ‘Cmd+F’ en u krijgt het volgende beeld:
Hier vult u een zoekargument in (de beaufort) en dan verschijnt het aantal exacte overeenkomsten (in dit geval 6). Door op de regel te klikken verschijnt de eerste plaats waar de tekst voor komt. Met behulp van de pijltjes kunt u doorgaan naar de volgende plaats in de tekst.
Zoeken in een map met meerdere documenten
Binnen alle .pdf’s in een map zoeken kan als volgt met Adobe Acrobat / Adobe Pro:
Stap 1: Open Adobe Acrobat, Klik op “Shift+Ctrl+F’ of ‘Shift+Cmd+F’ voor het openen van een selectie scherm
Selecteer de map die u wilt doorzoeken. Meestal is dit: /Downloads/…... Maar het kunnen ook andere mappen zijn waar .pdf documenten in staan ongeacht of die mappen op uw pc of ergens in de cloud staan.
Geef het zoekargument in, of een gedeelte ervan. Klik op ‘Zoeken’ en in het venster kunt u zien dat er gezocht wordt en wat er gevonden wordt.
